I dagens digitaliseringsspalte tar vi for oss temaet EHF fakura. Over flere år har det blitt jobbet intenst med å digitalisere fakturaene slik at de kan erstatte fakturaer på papir. Problemstillingen er at det inntil de siste årene har vært mange standarder, og bare noen bedrifter som bruker digitale fakturaer. I tillegg er det fortsatt mange som mener at en PDF er en digital faktura. Det er den ikke!
Hva er en EHF faktura?
EHF står for elektronisk handelsformat. En EHF faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra ditt økonomisystem til mottakerens økonomisystem. Alt du trenger for å kunne sende eller motta EHF faktura er et regnskapssystem som har støtte for det. Mange bedrifter foretrekker å motta faktura i EHF format for man slipper manuelle og tidkrevende prosesser som punching av KID-nummer, fakturanummer og leverandøropplysninger.
EHF formatet skaper et gjennombrudd. Norge var prøveland for EU/EØS området og resten av EU skal ha innført EHF i løpet av 2018. Det offentlige mottar ikke lengre PDF/papirfakturaer. Dette tvinger fram bruken, men fortsatt er det bare 39% av norske bedrifter som sender EHF fakturaer.
“Det tar bare en time å komme i gang”
EHF faktura støttes heldigvis av de aller fleste økonomisystemer og det tar bare en time å komme i gang! Det er derfor så spesielt at det fortsatt er så mange som sverger til papir, og dermed ikke tar ut den digitale gevinsten som ligger der.
EHF sett fra Regnskapsførers perspektiv
Knut Haddal i Regnskapsbyrået Tind AS i Os utenfor Bergen har skrevet en tilsvarende artikkel om EHF faktura med litt andre vinkler. Den kan det være vel verd å få med seg.
5 gode grunner til å ta EHF formatet i bruk:
- Frie varelinjer som kan gjenbrukes i utgående faktura
- Systemene foreslår kontering basert på BIG data (teleregningen konteres likt i Norge)
- Overfør faktura til banken (med Autobank eller AutoPay) og betales og konteres uten punch
- Reduserer betalingstiden og bedrer likviditet
- Slipper å ta vare på papir faktura i 10 år (gjelder bygg- og anleggsbransjen)
Flere gode grunner til å starte med EHF-faktura finner du i vår tidligere blogg, og du kan også lese om de økonomiske fordelene ved å starte med digital timeføring her.
Autobank eller AutoPay gjør jobben
Vi har ikke sett mer enn begynnelsen på utviklingen, og dagens moderne banksystemer vil fortsette å både utvikle å benytte bedre digitale løsninger.
Dette vil også innebære løsninger som Vipps mellom private og bedrifter og mellom bedrifter og direkte transaksjoner utenom banksystemene. Vi har ikke sett mer enn begynnelsen, og det er stor forskjell på manuell behandling kontra digital.
Dagens moderne banksystemer hjelper bedriften i og med at økonomisystemene og banksystemene sammen har automatisert bankhåndteringen. Det innebærer automatisk remittering, ingen punch av KID, betaling på forfall, automatisert lukking av åpne poster både på kunde og leverandørs reskontro.
Det er ikke slik at man må hive seg rundt og hive alt med en gang, men det skader ikke å ta en vurdering av løsninger og egne behov og begynne i en ende, og gjerne lage en plan og strategi for implementering og gjennomføring.
Dersom du vil ha ytterligere råd eller veiledning må dere gjerne ta kontakt med oss via kontaktknappen under.
