Mobile Worker og Uni Economy er en god kombinasjon for IKAH

Jo mer tid vi fanger, jo bedre blir tjenesten, og jo mer fornøyde blir alle!
Vi har hatt en prat med daglig leder Rune Lothe i Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS, også benevnt som IKAH. Med 17 ansatte, er IKAH eid av 24 kommuner og organisert som et interkommunalt selskap, der eierkommunene bidrar økonomisk med bakgrunn i innbyggertall. IKAH sine tjenester er å sikre og bevare dokumentasjon fra eierkommunene og formidle dette digitalt tilbake.

Bakgrunnen for dette intervjuet er at IKAH har tatt i bruk Mobile Worker til timefangst for de ansatte, og vi lurer på hvorfor.

Hvorfor pålegger dere ansatte å registrere timer når de er fastlønnet?
– Ja, det er riktig at våre ansatte er fastlønnet, men vi en bedrift som for 30 % av våre kostnader, er basert på tilskudd fra eierne. De resterende 70 % må vi skaffe til veie i form av fakturerbare timer eller etter oppdrag fra eierne. Vi trengte derfor et system, som håndterer prosjekter og order, og lett kan framskaffe fakturagrunnlaget når en kommune tar ut tjenester utover basistjenestene, forteller Rune.

Rune Lothe fra IKAH

Handler lokalt basert på rett kvalitet og pris
– Vår innkjøpsfilosofi som et kommunalt eid selskap, er at dersom det er mulig å handle lokalt og i en av eierkommunene, gjør vi det dersom løsningen er konkurransedyktig på ytelse og pris. Vi ville i skyen og har i samarbeid med våre regnskapsfører, Hardanger Økonomisevice tatt i bruk Uni Economy. Og av de ble vi anbefalt å se på Mobile Worker når vi skulle se på timesystem for de ansatte sier Rune Lothe.

Andre grunner er at løsningen er tett integrert med Uni Economy, og systemet er velprøvd slik at vi slipper å være først med å teste den ut.

Pandemien satte oss litt tilbake, men webinarene er geniale!
– Vi hadde en ambisjon om å sette systemet i drift i mars i 2020. Det måtte vi skubbe på, på grunn av utfordringer under pandemien. Først ut på høsten ble tråden tatt opp igjen, og vi fant ut at de produkt- webinarene som Mobile Worker har laget og som ligger på deres hjemmesider, var en fin inngang for de ansatte. I stedet for å sende dem på kurs fikk alle ansatte gjennomgå løsningen på webinar! Det var bra for oss, og slik sparte vi mye tid i oppstarten, forteller Rune. 

Han legger til:
– Når vi først kom i gang, virket det bra. I tillegg til webinarene fra Mobile Worker fikk den enkelte ansatte 1-1 opplæring internt. At systemet virket intuitivt og at 10 minutter med opplæring er alt som skal til, teller mye!

Struktur skaper kultur!
– Vi har en filosofi og ambisjon om at enkelte oppdrag skal vi levere innen 1 til maks 3 dager. Dette klarer vi i stor grad sier Rune. Han legger til at med fokus på timeforbruket, har også ytelsen og leveransekvaliteten gått opp, og folk blir mer observante på sin funksjon. 

– Vi tror også at det å være tjenestestyrt skaper bedre tjenester for kundene. Jo mer timer vi fanger, jo riktigere blir pris og kvalitet og det er det beste for kundene og de ansatte.

Vi kan anbefale løsningen
– Selv om vi kun har hatt løsningen i drift en kort stund, ser vi at den har mange rike funksjoner, vi absolutt vil vurdere å ta i bruk. En av dem er fleksitid, sykefravær og ferie, sier Lothe.

– Vi vil ellers anbefale Mobile Worker til andre organisasjoner som trenger en løsning som tar vare på og strukturerer timene de ansatte produserer. Det gjelder så vel prosjekt- som tjenesteytende virksomheter. Løsningen er skybasert og finnes på web og mobil. Den har mange rike funksjoner, og selv om den er mye brukt i bygg- og anlegg har vår type virksomhet mye å lære både fra bransjen og fra Mobile Worker.

Kom i gang med Mobile Worker