I bygg- og anleggsbransjen er det nødvendig med gode løsninger for registrering av ansattes tidsbruk. I forhold til bokføringsforskriften er det tvingende nødvendig å føre timer, og i forhold til Arbeidsmiljøloven stilles det også krav til tidspunkt for å kunne dokumentere hvor mange timer den ansatte har vært i bedriftens tjeneste og ikke minst når på døgnet arbeidet er utført.
Begge disse lovtekstene inneholder ikke noen spesifikke krav til hvordan timeføringen skal utføres, men begge antyder at det vil være utfordrende å føre på papir.
I Bokføringsforskriftens § 5-14. Dokumentasjon av medgått tid, heter det mellom annet:
«Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag. Dokumentasjonen skal være utarbeidet senest innen utløpet av den etterfølgende måned. Med intern tid menes timer brukt på arbeidsoppgaver som ikke kan henføres til kunder eller oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris.»
Man kan altså ut fra denne teksten fastslå at det er et krav å føre timelister spesifisert pr. dag fordelt på kunder, interntid og oppdrag. Forskriften sier ikke noe om hvordan det skal løses rent praktisk. Dokumentasjonen i form av timelister skal oppbevares i 10 år. Det skal være sporbarhet i timelistene i forhold til prosjektregnskapet.
I Arbeidsmiljølovens paragraf 10-7. Oversikt over arbeidstiden kan man lese at:
«Det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte.»
I Arbeidstilsynets tolkning av paragrafen framgår det:
«For alle arbeidstakere skal registeringen skje fortløpende. Registreringen skal vise dato, start- og sluttidspunkt for hver enkelt dag, pauser og om arbeidstakeren har arbeidet overtid.»
I dette ligger det at arbeidsgiver skal sørge for at det foreligger en skriftlig oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver. Oversikten skal vise antall timer alminnelig arbeidstid og overtid. I tillegg må det fremkomme av registreringene hvor mye av arbeidsdagen som utgjør pauser som ikke er definert som arbeidstid. Oversikten skal føres fortløpende.
Digitale timer er løsningen
Løsningen, i forhold begge lovtekster, er å ha gode og enkle digitale rutiner for registrering av arbeidsdagens start og slutt. Alt annet er i prinsippet uegnet. Det å få de ansatte til å føre timene digitalt daglig øker kvaliteten på dataene dramatisk. Man oppnår større grad av nøyaktighet, sporbarhet og samtidighet.
I følge Visma Digital Index 2019, kommer det fram at det fortsatt er 26% av bedriftene som fortsatt ikke har digital timeføringsløsning. Ut over dette er det mange bedrifter som benytter timeføringsløsninger som ikke er integrerte med faktura og lønn.
Les gjerne denne artikkelen om hva man skal se etter ved innføring av nye digitale løsninger.
I bygg- og anleggsbransjen er det særlig viktig at man kan ta i bruk de produserte timene i prosjektet, både for måling av fremdrift mot budsjett, for å unngå overskridelser, men også til fakturering og lønn. Særlig viktig er det å få fanget opp tilleggs- ekstraarbeid. Dette er i praksis ikke mulig med papir, og papir skaper i tillegg ekstraarbeid både for prosjektleder og lønnsavdelingen.
Mobile Worker har gode løsninger og kompetansen som gir resultater
Vi i Mobile Worker har jobbet med digitale timeføringsløsninger i mer enn 25 år. Fokuset på å skape brukervennlige og godt integrerte løsninger som medfører at data skapes ett sted, og gjenbrukes der de hører hjemme, har skapt verdier for mange av våre kunder.
En av dem er Bente Hoff, økonomisjef Skadealliansen AS i Bergen
«Vi lå 3 uker bakpå med timer før, med Mobile Worker er vi «live» hele tiden. Når du gjør en jobb, kan du også fakturere for den samme dagen. Du får rett og slett økt likviditet, kundene betaler raskere når faktura kommer raskere.»
Kontakt oss for samtale om hvordan vi kan bistå deres firma eller en demo i knappen under artikkelen!
