Det har de siste årene kommet en hel del nye leverandører av elektroniske kjørebøker i det norske markedet. Dette har nok sammenheng med at myndighetenes krav til kjøreboken har blitt skjerpet.
Særlig gjelder dette etter den store reformen innført januar 2016, der man fikk flere definerte og klargjorte muligheter i forhold til bruk av yrkesbil til privat bruk. Da ble ett av kravene at man tok i bruk elektronisk kjørebok.
De nye reglene er slik:
- Individuell verdsetting – Antall km kjørt privat x 3,40,- = Skattbar inntekt
- Sporadisk bruk – Maks 1000 km, og maks 10 dager. Beskattes ikke, men nøyaktighet påkrevd
- Sjablongregelen – Beskatning med utgangspunkt i bilens verdi og kjørelengde
Kravet begrunnes med at det er umulig å registrere og skille privat og yrkeskjøring ved hjelp av papirløsninger. Når det gjelder sjablongregelen, er den såpass kostbar for både ansatte og bedrift at det for de fleste er uaktuelt å bruke denne. Les gjerne mer om dette i artikkelen hos Regnskap Norge.
På Skatteetatens hjemmesider finner man denne definisjonen av Elektronisk kjørebok:
- En elektronisk kjørebok er en GPS-basert kjørebok som monteres fast i kjøretøyet.
- Kjøreboken skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett.
- Kjøreboken skal ikke gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene.
- Den skal dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor du registrerer hvorvidt turen er privat eller beskriver yrkesreisens formål.
- Eventuelle avvik i kjøreboken, som for eksempel driftsstans, skal registreres i kjøreboken.
- Den elektroniske kjøreboken skal anskaffes og administreres av arbeidsgiver.
- Dette innebærer at arbeidsgiver sørger for anskaffelse og installasjon og at han har tilgang til og behandler nødvendige opplysninger i kjøreboken, jf. opplysningsplikten.
Hvilken løsning velger man?
Når det kommer til hardware løsninger finnes det i dag to løsninger som blir solgt som fastmonterte. Det er de som kobles fast til batteriet med ledninger og de som kobles på bilens OBD plugg.
Men er OBD (On Board Diagnostics) pluggen “innafor”?
Spørsmålet er relevant av flere årsaker:
- OBD2 pluggen er bilens diagnoseport
- Den kan lett plukkes ut eller flyttes til annet kjøretøy dersom noen ønsker å manipulere kjøreboken
- Den kan riste løs under bruk uten at man merker det
- Den er plassert på en slik måte at antennen er beskyttet i bilen, og at kommunikasjonen med satellittene dermed blir unøyaktig
- Pluggen kan lett kobles ut ved privat kjøring
- Tesla sier at de fraskriver seg garantiansvaret
Er OBD pluggen egnet til formålet?
OBD2 pluggen er egentlig bare tenkt for bruk på bilverkstedet og er bilprodusentens eiendom, det er derfor flere bilprodusenter som mener at GPS utstyr ikke hører hjemme der. Bilindustrien er nå i ferd med å stoppe 3-parts tilgang til OBD pluggen, det vil nok skje noe her i tiden som kommer.
En annen sak er GPS enheten stopper å registrere når motoren slår seg av i motsetning til fastmonterte som gjerne registrerer i 5 minutter etter at bilen er stoppet. Dette gjør at når man har kortere stopp, kan kjøreboken automatisk bli sammenfattet, uten stopp eller hull.
Uhell eller bevist handling?
En kunde av oss fortalte at de “mistet” 1500 km med en OBD2 basert kjørebok, før de oppdaget at pluggen var løsnet. Dette kostet dem tapte inntekter og vekket skattemyndighetenes oppmerksomhet.
Hvorfor er det bedre å bruke en fastmontert kablet kjørebok?
Den kan ikke manipuleres, den er mer nøyaktig, den kan brukes til andre oppgaver som utstyrskontroll, samt den støtter skattemyndighetenes krav til elektronisk kjørebok.
Den koster kanskje litt mer, men har gjerne også rike funksjoner som:
- Automatiske tidsstyrte bompengesatser, også med styring på biltype om ønskelig
- Automatisk registrering av utlegg som fergebilletter
- Automatiserte rapporter som kan sendes på epost eller importeres til lønnssystemet
- Sterke integrasjoner mot feltsystemer (SpeedyCraft og Mobile Worker) og overføring til faktura
- Formålet med turen beskrives automatisk fra ordren den føres på
- Privat andel kjøring kan overføres til lønn uten punch
Alt dette er funksjoner som kan generere inntekter, bedre dokumentasjonen og redusere arbeidsmengden rundt kjørebok.
Ønsker du å sikre deg og dine ansatte mot store uønskede kostnader?
Dersom skattemyndighetene finner ut at en kjørebok er manipulert eller inneholder mangelfulle data, og som er ført med Individuell verdsetting eller Sporadisk bruk, får det tidels store økonomiske konsekvenser både den ansatte og bedriften ved gjennomskjæring.
Gjennomskjæringen kan gå 5 år tilbake og medføre at den ansatte blir beskattet etter sjablong og bedriften må betale arbeidsgiveravgift på inntektsøkningen. Ved 10 000 km i året gir det en mer- beskatning på typisk 120 000 på den ansatte og økt arbeidsgiveravgift på 50 000.
I Devinco Gruppen betjener vi mer enn 27 000 yrkesbiler som har vår fastmonterte elektroniske kjørebok ViaTracks.
Dersom du ønsker å se hvordan vår integrerte kjørebok virker, har vi en video fra et webinar som viser den gode flyten. Den finner du her.
Dersom du vil vite mer om løsningen, tar du bare kontakt med salg@mworker.no, på telefon 56 59 93 30, eller gå til kontakt skjema.
